Kenteken overschrijven op naam van bedrijf: zo werkt het

Koopt uw bedrijf een auto, bus of ander voertuig? Dan moet het kenteken op de juiste naam komen te staan. Voor veel ondernemers lijkt dat simpel, maar in de praktijk gaat het vaak mis op de voorwaarden, de benodigde documenten of de verplichtingen die direct na de overschrijving ingaan. Juist daarom is het slim om vooraf te weten wat wel en niet kan.

In deze blog leest u wanneer u een kenteken op bedrijfsnaam kunt zetten, welke documenten u nodig heeft, hoe online overschrijven werkt en waar u direct na de tenaamstelling rekening mee moet houden. Ook leggen we uit waarom dit anders werkt voor eenmanszaken en maatschappen.

Wanneer kunt u een kenteken op bedrijfsnaam zetten?

Een voertuig op naam van een bedrijf zetten kan als het bedrijf staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en de rechtsvorm daarvoor geschikt is. Dat geldt onder meer voor een BV, NV, vereniging, stichting, overheid, VOF, CV of een buitenlandse rechtsvorm met een inschrijving bij KVK. Een eenmanszaak of maatschap kan het kenteken niet op naam van het bedrijf zetten; in dat geval moet het kenteken op naam van een persoon worden overgeschreven.

Dat onderscheid is belangrijk. Veel ondernemers gaan ervan uit dat elke KVK-inschrijving automatisch voldoende is, maar dat is dus niet zo. De rechtsvorm bepaalt mede of tenaamstelling op bedrijfsnaam mogelijk is.

Welke documenten heeft u nodig?

Voor een overschrijving op bedrijfsnaam heeft u in de basis de kentekencard en de complete tenaamstellingscode nodig. Heeft u nog een papieren kentekenbewijs, dan gebruikt u het tenaamstellingsbewijs en overschrijvingsbewijs. Ontbreekt er iets, dan moet u eerst een nieuwe kentekencard of een nieuwe tenaamstellingscode aanvragen. Ook moet het voertuig overschrijfbaar zijn. Dat kunt u vooraf controleren met de kentekencheck van de RDW.

Regelt u de overschrijving aan een loket of RDW-balie, dan heeft u daarnaast een geldig Nederlands rijbewijs nodig. Heeft u dat niet, dan kunt u op een RDW-locatie ook terecht met een geldig identiteitsbewijs. Verder vraagt de RDW om een officieel gewaarmerkt digitaal of papieren KVK-uittreksel dat niet ouder is dan 1 jaar. Op dat uittreksel moet de tekenbevoegde staan vermeld. Zelf geprinte internetuittreksels accepteert de RDW niet.

Doet iemand anders de overschrijving namens het bedrijf en is die persoon niet tekenbevoegd, dan zijn ook een machtiging en een kopie van het legitimatiebewijs van de tekenbevoegde nodig.

Online kenteken overschrijven op bedrijfsnaam

Online overschrijven is mogelijk, maar alleen als u een kentekencard met tenaamstellingscode of een tijdelijk documentnummer met tenaamstellingscode heeft. Met een papieren kentekenbewijs kan online overschrijven niet. In dat geval moet u naar een loket of RDW-balie. Voor online overschrijven logt de koper in met eHerkenning niveau 3 of hoger of met een eigen RDW-certificaat.

Het proces is overzichtelijk. U logt in, vult de gegevens in en betaalt de kosten. Bij inloggen met eHerkenning betaalt u via iDEAL of Wero. Daarna ontvangt u drie e-mails: eerst een bevestiging van de aanvraag, daarna de melding dat het voertuig is overgeschreven en ten slotte een e-mail met een link naar het vrijwaringsbewijs en het tenaamstellingsverslag. Het vrijwaringsbewijs geeft u aan de verkoper. Het tenaamstellingsverslag met deel 1 van de code bewaart u zelf.

Overschrijven bij loket, balie of keuringsstation

Lukt online niet of wilt u liever hulp aan de balie, dan kunt u terecht bij een kentekenloket, RDW-balie of keuringsstation. Een afspraak maken is niet nodig. Na de overschrijving krijgt u twee belangrijke documenten mee: het vrijwaringsbewijs voor de verkoper en deel 1 van de tenaamstellingscode voor uw eigen administratie.

Zodra de overschrijving is afgerond, staat het voertuig op naam van uw bedrijf. U mag er direct mee rijden, ook als u de kentekencard nog niet in huis heeft. Die hoeft u pas na 14 dagen bij u te hebben.

Wanneer ontvangt u de kentekencard?

De RDW verstuurt de kentekencard en deel 2 van de tenaamstellingscode per post naar een adres in Nederland. Wie op maandag tot en met vrijdag vóór 16.00 uur overschrijft, krijgt de documenten normaal gesproken verzonden op de tweede werkdag. Gebeurt de overschrijving later op de dag, dan schuift dat op. Overschrijvingen op vrijdag na 16.00 uur of in het weekend worden op dinsdag verwerkt voor verzending.

Heeft u vijf werkdagen nadat de documenten zijn verzonden nog niets ontvangen, dan kunt u dat binnen drie maanden melden bij de RDW via het formulier ‘Document niet ontvangen’.

Wat kost kenteken overschrijven op bedrijfsnaam?

De kosten voor tenaamstellen via de RDW zijn €13,10. Volgens de RDW zijn die kosten overal gelijk, of u de overschrijving nu regelt bij de RDW of bij een kentekenloket.

Dit moet u direct na de overschrijving regelen

Zodra het voertuig op naam van uw bedrijf staat, bent u verantwoordelijk voor de verplichtingen die daarbij horen. Voor de meeste voertuigen gaat het om drie hoofdpunten: WA-verzekering, APK en motorrijtuigenbelasting.

Een voertuig met verzekeringsplicht moet vanaf het moment van tenaamstelling WA-verzekerd zijn. Voor het afsluiten van die verzekering heeft u meestal de meldcode nodig. Dat zijn de laatste vier cijfers van het voertuigidentificatienummer. Ook de APK moet in orde zijn als het voertuig APK-plichtig is. En is er motorrijtuigenbelasting verschuldigd, dan geldt de tenaamstelling meteen als aangifte voor de MRB. De Belastingdienst stuurt vervolgens automatisch een rekening.

Overschrijven met verlopen APK of schorsing

Een voertuig met verlopen APK mag gewoon worden overgeschreven. Toch is het verstandig om eerst te laten keuren, omdat u anders risico loopt op een boete. Is het voertuig geschorst, dan vervalt die schorsing automatisch na de overschrijving. De nieuwe eigenaar kan het voertuig daarna opnieuw schorsen als dat nodig is.

Veelgemaakte fout: denken dat overschrijven alles regelt

De tenaamstelling is pas het begin. Veel ondernemers denken dat na de overschrijving alles automatisch goed staat, maar de RDW controleert dagelijks of voertuigen verzekerd zijn en periodiek of aan de APK-verplichting is voldaan. De Belastingdienst controleert de motorrijtuigenbelasting via het kentekenregister. Ontbreekt er iets, dan kunnen boetes volgen van het CJIB of de Belastingdienst.

Praktische checklist voor ondernemers

Wilt u snel weten of u klaar bent voor een overschrijving op bedrijfsnaam? Controleer dan deze punten:

• staat uw bedrijf ingeschreven bij KVK;
• heeft uw rechtsvorm recht op tenaamstelling op bedrijfsnaam;
• heeft u de kentekencard en complete tenaamstellingscode;
• is het voertuig overschrijfbaar;
• heeft u eHerkenning niveau 3 of hoger als u online wilt overschrijven;
• is de WA-verzekering direct geregeld;
• weet u of het voertuig APK- en MRB-plichtig is.

FAQ

Kan een eenmanszaak een kenteken op bedrijfsnaam zetten?

Nee. Bij een eenmanszaak of maatschap kan het kenteken alleen op naam van een persoon worden overgeschreven.

Kunt u online een voertuig op bedrijfsnaam zetten?

Ja, maar alleen als u een kentekencard met tenaamstellingscode of tijdelijk documentnummer met code heeft én kunt inloggen met eHerkenning niveau 3 of hoger of een RDW-certificaat.

Mag u direct rijden na de overschrijving?

Ja. U mag direct met het voertuig rijden, ook als de nieuwe kentekencard nog niet is bezorgd. Die hoeft u pas na 14 dagen bij u te hebben.

Wat kost kenteken overschrijven op bedrijfsnaam?

De RDW noemt hiervoor een vast tarief van €13,10.

Samenvatting

Een kenteken overschrijven op naam van een bedrijf is meestal eenvoudig, zolang u aan de voorwaarden voldoet en de juiste documenten klaar heeft liggen. De grootste aandachtspunten zijn de rechtsvorm van uw onderneming, de keuze tussen online of fysiek overschrijven en de verplichtingen die meteen na tenaamstelling ingaan. Wie dat vooraf goed regelt, voorkomt vertraging, extra werk en onnodige boetes.

Deel dit artikel op: